Teamsでできるオンライン営業訪問のススメ. 横河レンタ・リースでは、 社内のコミュニケーションツールを「 Microsoft Teams 」へ 置き換えることで生産性を大幅に向上しました。 IT機器・計測機器のレンタルサービスを提供する横河レンタ・リース株式会社で … IT機器・計測機器のレンタルサービスを提供する横河レンタ・リース株式会社で Office 365 の導入をきっかけに活用が始まった「Microsoft Teams」。 780人の従業員が円滑に図れるコミュニケーションツールを検討した結果、 Microsoft Teamsの採用に至った。 『働き方改革』や『生産性向上』などの取り組みもあり、普及が進んでいるTeams、Slackのようなビジネスチャット。 皆さま、職場でも有効に活用できているでしょうか。 1. こんにちは、株式会社 Funkitの高田です。今回はMicrosoft Teamsを例に、ビジネスチャットを組織で効果的に活用するための施策を紹介します。, 『働き方改革』や『生産性向上』などの取り組みもあり、普及が進んでいるTeams、Slackのようなビジネスチャット。, という問いに対しては大半の方がYESと答えるでしょう。近年では個人向けでもLINEやTwitterのようなテキストベースの情報発信ツールが定着しています。, 弊社内でもビジネスチャットの活用を試行錯誤する日々ですが、正直に申し上げて自信満々にYES!!と答えられない点もいくつかあります。, その大きな理由の一つとして、ビジネスチャットなどのコミュニケーションに特化したツールを各個人の活用技術に任せた運用としてしまうと、あるメンバーの活用技術が低いままとなってしまうことが原因で本来期待できる導入効果が限定的なものに留まってしまうことが挙げられます。, コミュニケーションの質を大きく向上させるにはビジネスチャットの活用法を研究し、活用法を組織全体に向けて横展開する必要があります。これは一朝一夕に成るものではなく、継続的に取り組む必要があります。, 本シリーズでは、ビジネスチャットを組織で効果的に活用するための考え方・施策の一例を紹介していきます。, これからビジネスチャットの導入を推進する方々、導入しているが活用に課題を感じている方々の参考になりましたら幸いです。, ツールとしては弊社内でも活用しており、お客様向けの導入・利活用支援サービスも行っている『Microsoft Teams(およびOffice 365)』を紹介します。ただし、必ずしも特定のツールを前提とした内容ではないので、『Slack』や『Chatwork』などの他のツールに置き換えて参考としていただくこともできるのではないかと思います。, 中間管理職とは、いわゆる階層型組織における『役職を持った人』です。一般的な階層型組織における中間管理職の働き方は大きく、次のようになっていると思います。, このように中間管理職は様々な人と人を繋ぐコミュニケーションハブの役割を持っています。, 中間管理職らがビジネスチャットというコミュニケーションツールを上手に活用し、『最大限の付加価値を乗せられる』『最大限のパフォーマンスを出せる』ように設計・運用することが重要です。, 本連載で紹介する情報は、筆者がユーザーとして日々Teamsを利用する中での改善施策などを元としています。前提のご説明として執筆時点での筆者の立場を簡単に紹介します。, 筆者に限らず、上記は日本の中間管理職にありがちな状況であると思います。若手を育成し後任へ自身の仕事を引き継いでいくことが理想ではありますが、そうした時に若手を育成するのもまた我々中間管理職であることもザラです。, このように日々の限られた時間の中で、中間管理職がコミュニケーションハブとして機能するには「コミュニケーションにかける時間を圧縮しかつ、コミュニケーション品質を高める」という無理難題を乗り越える必要が出てきます。, PR:弊社でOffice 365の導入・利活用支援サービスをご提供する際は、お客様ごとの働き方や課題を理解したうえで一緒に課題解決に取り組んでいきます。上記とは異なる背景であってもご支援が可能ですので、お気軽にお問合せください。, 次回は、設計・運用改善のヒントとなる『組織でビジネスチャットを利用するメリット』について考察する予定です。お楽しみに!, Teamsを利用する中での改善施策などを元としています。前提のご説明として執筆時点での筆者の立場を簡単に紹介します。, 情報技術関連の事業部一員としてサービス企画・営業プロモーション・事業部管理を担当しています。事業部メンバーは, ~8名との連携があります。加えて他の事業部との連携、役員会などの上位組織への報告内容作成、自身が参加するプロジェクト(当ブログもそのうちの1つ)のメンバーとの連携、さらに営業窓口としてのお客様とのコミュニケーションなど、多くの方々と実務上の接点があります。そのため1つ1つのコミュニケーションに使える時間が限られています。, 東京・宮崎の2つの事業所があり、それぞれに事業部メンバーが在籍しています。また、開発チーム内には社外のパートナー様も参画されております。メンバーとのコミュニケーションを対面でおこなうことは効率が悪く、, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第5回~Teamsを活用したストック情報・フロー情報の整理例~, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第4回~ストック情報・フロー情報の違いを意識して情報共有の場を設計しよう~, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第3回~ビジネスチャットの情報拡散力を120%活かす為に理解すべきこと~, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第2回~組織でビジネスチャットを利用するメリット~, PowerApps で楽をしよう。Teams上で申請~承認~確認をすべて行うアプリ, 業務内容はお客様のニーズに合わせたサービスが多くの割合を占めます。特に上流工程では仕事のマニュアル化が難しく、ベストエフォートで対応を進めます。関係者各位とはその時々の情報を正確に共有しながら仕事の進め方の合意を取り、適切に進捗管理をする必要があります。, 日中は連携相手の仕事を止めないように最優先での即レスを心掛けます。組織の人数が増えるごとに、ビジネスが加速するごとに、指示出し・相談事・トラブル対応が増えていき、自分の宿題に取り掛かれるのは就業時間後になりがちです。. こんにちは、株式会社 Funkitの高田です。連載第3回までの記事では、ビジネスチャットの導入効果や強みをお伝えすることができたと思います。, 今回は組織内の情報共有における考え方の1つである『ストック情報』『フロー情報』について考察してみたいと思います。, ストック情報とは、『蓄積される』情報であり、データベースやポータルサイト、ファイルサーバー上に展開される情報がこれに該当します。, また、フロー情報とは、『流れていく』情報であり、Teamsなどビジネスチャット上で交わされる情報のほとんどがこれに該当します。, 近年の傾向としてはTeamsなどのビジネスチャットツールの利便性が向上し、日々の業務はほぼチャット上のデータ交換で済ませてしまう組織が増えています。, 仕事を進める中でのフロー情報の取り扱いについては、ビジネスチャットに勝るツールはなかなか無いでしょう。, しかし、ビジネスチャット上で交わされるフロー情報は、『文脈やチームの空気感を知る』ということはできるが、『過去情報の活用』という面においては適しておらず、ビジネスチャットに偏重することは『資産性の高いストック情報』を蓄積できない危険が伴います。, ・新規参画者への体系的な業務情報の共有や業務の引継ぎが捗らない・組織で管理する公式の最新情報が無く、全てにおいて属人的な運用になる・ナレッジが個人にのみ蓄積し、組織レベルで活用・再利用ができない, ビジネスチャットのようなコミュニケーションツールはガイドラインや使い方マニュアル等があれば、後はユーザー同士で、ある程度は活用が広まり普及していくかもしれません。, しかし、ストック情報については『組織にとって資産価値の高いもの』、または『運営上必要なもの』という形で優先度を定め、担当者の業務フローとして落とし込まなければ蓄積されないものです。, 例えば営業活動の結果を、成功/失敗の事例ナレッジとして蓄積し、後のサービス企画・開発にも活かそうと取り組みを推進しても、各自の裁量に任せていては実現できません。, 蓄積したい情報のフォーマットや格納ルールを設計し、営業活動の業務フローに組み込むことで、活用可能なデータが蓄積されていくわけです。, ストック情報はフロー情報から参照され 、ストック情報とフロー情報は密接な関わりをもちます。, 例えばビジネスチャット上で、営業が作成した提案書の良し悪しを検証する際の2つのケースを考えてみましょう。, 営業担当者の『想いを理解する』ところから始まり、あらゆる方向に議論が発散するかもしれません。, 『担当者の想い』というものはなかなか言語化が難しく、ビジネスチャット上で生産性が低くなりがちです。, 当然、検証には多くの時間を必要となり、差し戻しとなった場合の作り直しのボリュームも相当なものでしょう。, 例2.組織で管理されたひな形を元に、営業担当者がお客様に合わせてカスタマイズを行い提案書を作成, 営業チームの共通認識・前提知識として提案書のひな形があるため、お客様に向けて最適であると判断したカスタマイズ部分に絞った検証ができ、認識合わせもスムーズに進むでしょう。, チームの生産性が上がり、余裕が出来た時間を営業活動結果のフィードバックに充てることでひな形の品質を高めることができ、好循環を生みやすくなります。, ストック情報は資産であり、蓄積しただけではビジネスに対する影響を持ちません。日々の業務でよく参照されるフロー情報を優先的にストック情報として管理することは『時間対効果の高い投資』となるでしょう。, いかがでしょうか。私自身、1日を振り返ってみると「今日はTeamsのおかげで仕事が良く進んだなぁ」という日は沢山あります。, 仕事の進捗に大きく貢献し、『仕事をした感』をもたらしてくれるビジネスチャットではありますが、ビジネスチャットに偏重しすぎることなく、大切なストック情報の存在も忘れずに組織の情報共有を設計していきましょう。, 次回は、Teamsを含むOffice 365活用におけるストック情報・フロー情報の設計について簡単な具体例を紹介させていただく予定です。, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第5回~Teamsを活用したストック情報・フロー情報の整理例~, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第3回~ビジネスチャットの情報拡散力を120%活かす為に理解すべきこと~, 組織の要‼中間管理職向けのTeams活用法 第2回~組織でビジネスチャットを利用するメリット~, 新世代のセキュリティ「Enterprise Mobility + Security(EMS)」第3回 ~Microsoft Intuneの設定例~, 新世代のセキュリティ「Enterprise Mobility + Security(EMS)」第4回 ~Azure Information Protectionで特におすすめな機能~, PowerApps で楽をしよう。Teams上で申請~承認~確認をすべて行うアプリ. オフィスで顔を合わせていなくても、メンバー同士でコミュニケーションを取るタイミングがつかみやすくなります。, 「13_情報共有・競合他社情報」チャネルで資料を共有している例です。 Teamsでできるオンライン営業訪問のススメ. 今からTeams使い始めるには? Office 365の利用状況に応じたTeams利用開始の方法; Office 365 Businessだけを契約してTeamsが使えるのか?その真相を解説します; 在宅推奨や訪問禁止でお客さまと会えないなら、オンラインで営業訪問しよう!